PROCÉDURE INTERNE
Frais professionnels et notes de frais
Procédure PRO-RH-07, version 3, applicable au 1er janvier 2027
| Référence | PRO-RH-07 v3 |
| Date d’application | 1er janvier 2027 |
| Émetteurs | Service RH et service comptabilité |
| Destinataires | Ensemble des salariés |
1. Principe
Les Ateliers Brévial remboursent les frais engagés par les salariés pour les besoins de leur mission, sur présentation de justificatifs et dans la limite des plafonds fixés par la présente procédure. Toute dépense qui dépasse un plafond reste, pour la partie excédentaire, à la charge du salarié.
2. Accord préalable
Un accord préalable écrit du manager direct (un courriel suffit) est obligatoire pour :
- tout déplacement en dehors de la région Hauts-de-France ;
- toute invitation de clients, de prospects ou de partenaires (repas d’affaires) ;
- toute dépense unitaire supérieure à 300 €.
3. Repas
| Situation | Plafond | Conditions |
|---|---|---|
| Repas seul en déplacement professionnel, lorsque le salarié ne peut pas rejoindre le site ou son domicile | 21 € TTC par repas | Justificatif nominatif |
| Repas d’affaires : invitation de clients, prospects ou partenaires | 35 € TTC par convive, salarié inclus | Accord préalable du manager, nom et société de chaque invité |
Pour un repas d’affaires, le plafond se calcule en multipliant 35 € par le nombre total de convives, salarié compris. Exemple : un repas réunissant le salarié et deux clients, pour une addition de 96 €, est plafonné à 3 x 35 = 105 € : il est remboursé intégralement.
Le petit-déjeuner est inclus dans le plafond d’hébergement et ne fait pas l’objet d’un remboursement séparé.
4. Hébergement
| Zone | Plafond par nuit, petit-déjeuner compris |
|---|---|
| Province | 95 € TTC |
| Paris et départements de la petite couronne | 140 € TTC |
La réservation par l’assistante de direction est à privilégier : elle est alors réglée directement par l’entreprise.
5. Transport
5.1 Train
Les trajets en train sont remboursés sur la base d’un billet de 2e classe. La 1re classe est soumise à l’accord préalable du manager.
5.2 Véhicule personnel
L’utilisation du véhicule personnel pour un déplacement professionnel donne lieu au versement d’indemnités kilométriques, calculées sur la distance la plus courte entre le site de Seclin (ou le domicile, si celui-ci est plus proche) et le lieu de la mission. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel ne sont pas remboursés.
| Puissance fiscale | Indemnité par kilomètre (jusqu’à 5 000 km par an) |
|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 € |
| 4 CV | 0,606 € |
| 5 CV | 0,636 € |
| 6 CV | 0,665 € |
| 7 CV et plus | 0,697 € |
- Pour un véhicule 100 % électrique, le montant est majoré de 20 %.
- Au-delà de 5 000 km parcourus dans l’année, le service comptabilité applique le barème correspondant.
- Péages et stationnement sont remboursés sur justificatif. Les amendes restent à la charge du conducteur.
- Les salariés disposant d’un véhicule de service utilisent la carte carburant et ne perçoivent pas d’indemnités kilométriques.
6. Dépôt, validation et remboursement
6.1 Dépôt
Les notes de frais sont saisies sur Mon Espace Brévial, rubrique Mes frais, avec une photo lisible de chaque justificatif (facture ou note de restaurant détaillée). Le ticket de carte bancaire seul ne vaut pas justificatif.
Les dépenses d’un mois sont à déposer au plus tard le 5 du mois suivant. Les dépenses de plus de 3 mois ne sont pas remboursées.
6.2 Circuit de validation
- validation par le manager direct dans Mon Espace Brévial ;
- contrôle des plafonds et des justificatifs par le service comptabilité.
6.3 Remboursement
Les notes de frais validées par la comptabilité avant le 20 du mois sont remboursées par virement avec le salaire du mois. Pour un déplacement dont le coût prévisionnel dépasse 300 €, une avance sur frais peut être demandée au service comptabilité.
7. Contrôle
Le service comptabilité procède à des contrôles réguliers. Toute déclaration inexacte ou frauduleuse expose son auteur à des sanctions disciplinaires.