CHARTE

Charte d’utilisation des outils informatiques

Version 3, applicable à l’ensemble des collaborateurs au 1er janvier 2026

1. Pourquoi cette charte ?

Un cabinet d’expertise comptable détient des données parmi les plus sensibles qui soient : comptabilités, bulletins de paie, déclarations fiscales, coordonnées bancaires de nos clients. Une seule erreur peut exposer des centaines de clients. Cette charte fixe les règles que chacun s’engage à respecter.

2. Comptes et mots de passe

• Chaque collaborateur dispose d’un compte Microsoft 365 personnel. Il ne se prête jamais, même à un collègue et même pour quelques minutes.
• Le mot de passe compte au moins 14 caractères. Une phrase de passe est recommandée (par exemple quatre mots sans lien entre eux).
• Le mot de passe n’est changé qu’en cas de doute sur sa confidentialité : il n’y a pas de changement périodique obligatoire.
• Le service informatique ne vous demandera jamais votre mot de passe, ni par courriel, ni par téléphone, ni par messagerie. Toute demande de ce type est une tentative de fraude.

Double authentification

La double authentification par l’application Microsoft Authenticator est obligatoire pour tous les comptes, sans exception, y compris ceux des associés. Ne validez jamais une notification de connexion que vous n’avez pas vous-même déclenchée : refusez-la et signalez-la immédiatement (voir la procédure incident de sécurité).

3. Les postes de travail

• Les collaborateurs ne disposent pas des droits d’administrateur sur leur poste. Le mot de passe administrateur n’est jamais communiqué, quel que soit le motif.
• Tout logiciel à installer fait l’objet d’une demande via le portail Support, validée par le responsable de mission ou un associé. Seuls les logiciels référencés dans la fiche parc sont autorisés.
• L’antivirus ne doit jamais être désactivé, même temporairement. S’il bloque un fichier, c’est qu’il a une raison : n’ouvrez pas le fichier et faites un ticket.
• Verrouillez votre poste dès que vous le quittez (touches Windows + L).

4. Clés USB et supports amovibles

Les clés USB personnelles sont interdites sur les postes du cabinet. Les échanges de fichiers avec les clients passent par l’espace de partage sécurisé SharePoint.

5. Les données des clients

• Les données des clients sont conservées uniquement dans le logiciel de production Kalyps Expert et dans les bibliothèques SharePoint du cabinet.
• Il est interdit de transférer des documents clients vers une messagerie personnelle, un stockage personnel ou un appareil personnel.
• Il est interdit de copier des données clients dans un outil d’intelligence artificielle public (ChatGPT, Gemini, Le Chat ou équivalent). Seul Copilot, avec le compte professionnel du cabinet, est autorisé, car les données restent dans l’environnement Microsoft 365 du cabinet.

6. Accès aux données d’un autre collaborateur

L’accès à la messagerie ou aux fichiers d’un collaborateur absent ou ayant quitté le cabinet n’est possible que sur demande écrite d’un associé, adressée au service informatique, qui en informe le collaborateur concerné lorsque c’est possible et conserve une trace de l’opération. Les messages identifiés comme personnels ne sont pas consultés. Aucun collaborateur ne peut demander le mot de passe d’un collègue.

7. Réseau wifi

• Le réseau MAUPERTAIN est réservé aux postes du cabinet ; la connexion est automatique.
• Le réseau MAUPERTAIN-INVITES est destiné aux visiteurs et aux appareils personnels. Son code change chaque lundi et est affiché à l’accueil de chaque site.

8. Matériel personnel

Le service informatique n’intervient pas sur le matériel personnel des collaborateurs (ordinateur, téléphone, box internet), à l’exception de l’installation de l’application Microsoft Authenticator.

9. Contrôle et sanctions

Le non-respect de la présente charte peut entraîner des sanctions disciplinaires. Les journaux de connexion sont conservés 12 mois à des fins de sécurité.